Ochrana osobních údajů
Tyto informace vysvětlují, jak společnost Healthy Care a.s., provozovatel IP Beauty Lounge, zpracovává osobní údaje návštěvníků webu, zájemců o služby a klientů.
- Správce osobních údajů
Healthy Care a.s.
IČO: 27823814
Sídlo: Týnská 1053/21, Staré Město, 110 00 Praha 1
Provozovna IP Beauty Lounge:
Na Kohoutě 14, 400 10 Ústí nad Labem – Bukov
E-mail: info.ipbeautylounge.cz@gmail.com
Telefon: +420 777 920 529
Web: https://ipbeautylounge.cz
Dotazy a žádosti týkající se osobních údajů můžete zasílat na uvedený e-mail nebo poštou na adresu sídla společnosti.
- Jaké údaje zpracováváme
Podle způsobu komunikace a využívaných služeb zpracováváme:
• identifikační a kontaktní údaje, zejména jméno, příjmení, telefonní číslo a e-mail;
• údaje o objednávkách, návštěvách, zvolených službách a průběhu péče;
• obsah komunikace a údaje potřebné k vyřízení dotazů, změn termínů nebo reklamací;
• fakturační a platební údaje v rozsahu potřebném k vyúčtování;
• záznamy v klientské kartě, například použité postupy, nastavení ošetření, reakce na péči a doporučení;
• nezbytné informace o kontraindikacích, alergiích či jiných zdravotních okolnostech relevantních pro konkrétní ošetření;
• fotografie dokumentující výchozí stav, průběh a výsledky péče, pokud k jejich pořízení a zpracování udělíte příslušný souhlas;
• záznamy o poskytnutých informacích, udělení a případném odvolání souhlasů.
Údaje získáváme především přímo od vás a při poskytování sjednaných služeb. Vyžadujeme pouze informace potřebné pro konkrétní účel. Pro běžné sjednání návštěvy nám neposílejte kopie dokladů, rodné číslo ani podrobnou zdravotní dokumentaci.
- Účely a právní základy zpracování
Objednávky a poskytování služeb
Kontaktní údaje a nezbytné údaje o objednávce zpracováváme za účelem sjednání návštěvy, poskytování objednané služby a související komunikace. Právním základem je jednání před uzavřením smlouvy a plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.
Běžné dotazy
Dotazy, které nesouvisejí s uzavřením nebo plněním smlouvy, vyřizujeme na základě oprávněného zájmu na komunikaci se zájemci a klienty podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
Klientská karta
Běžné údaje o poskytované péči vedeme v rozsahu nezbytném pro plnění smlouvy. Po skončení konkrétního ošetření můžeme potřebnou historii péče uchovávat na základě oprávněného zájmu na návaznosti péče při opakovaných návštěvách, nejdéle po dobu uvedenou níže.
Tento právní základ sám o sobě neopravňuje ke zpracování údajů o zdravotním stavu.
Údaje o zdravotním stavu
Informace o alergiích, kontraindikacích a dalších relevantních zdravotních okolnostech zpracováváme pro posouzení vhodnosti ošetření a přizpůsobení péče na základě samostatného výslovného souhlasu podle čl. 6 odst. 1 písm. a) a čl. 9 odst. 2 písm. a) GDPR.
Souhlas vymezuje konkrétní údaje, účel a dobu zpracování. Nejde o souhlas se shromažďováním celé zdravotní historie.
Fotodokumentace
Fotografie pro sledování průběhu a výsledků péče zpracováváme na základě samostatného souhlasu podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR. Pokud fotografie vypovídají o zdravotním stavu, vztahuje se na jejich zpracování také výslovný souhlas podle čl. 9 odst. 2 písm. a) GDPR.
Zákonné povinnosti a právní nároky
Účetní a daňové doklady zpracováváme za účelem plnění právních povinností podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.
Údaje nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků můžeme uchovávat na základě oprávněného zájmu podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. U údajů o zdravotním stavu musí být současně splněny podmínky čl. 9 odst. 2 písm. f) GDPR. Toto zpracování se omezuje na skutečně potřebné údaje.
- Fotografie a jejich zveřejňování
Souhlas s fotodokumentací v klientské kartě nezahrnuje souhlas se zveřejněním fotografií.
Pro případné použití fotografií na webu, sociálních sítích nebo v reklamních materiálech žádáme o samostatné dobrovolné svolení k použití podoby a souhlas se zpracováním osobních údajů. V něm budou určeny fotografie nebo jejich rozsah, účel použití, konkrétní kanály a doba použití.
Odmítnutí marketingového použití fotografií ani jeho pozdější odvolání nemá vliv na možnost využívat naše služby.
Fotografie nepovažujeme automaticky za anonymní pouze proto, že na nich není vidět obličej.
- Doba uchovávání
Dotazy bez následné objednávky
Komunikaci, která nevede k objednání služby, uchováváme po dobu potřebnou k vyřízení dotazu, nejdéle šest měsíců od ukončení komunikace.
Komunikace k objednávkám
Komunikaci související s objednávkou uchováváme do uskutečnění návštěvy a vyřízení souvisejících záležitostí. Potřebné informace mohou být zaznamenány v klientské kartě; ostatní nepotřebné zprávy odstraňujeme.
Klientské karty a interní fotodokumentace
Potřebné záznamy v klientské kartě a fotografie určené ke sledování výsledků uchováváme po dobu pokračující péče a nejdéle 18 měsíců od poslední uskutečněné návštěvy.
Při nové návštěvě se tato lhůta počítá znovu. Neznamená to však automatické uchování všech dřívějších údajů a fotografií. Nejméně jednou ročně posuzujeme jejich potřebnost a odstraňujeme nadbytečné, duplicitní nebo již nepotřebné materiály.
U údajů zpracovávaných na základě souhlasu může zpracování skončit dříve jeho odvoláním. Po uplynutí doby uchování údaje vymažeme nebo listinné dokumenty bezpečně zlikvidujeme, pokud pro konkrétní údaje neexistuje jiný použitelný právní důvod.
Marketingové fotografie
Doba použití a uchování fotografií pro zveřejnění se řídí samostatným souhlasem. Lhůta pro interní klientskou kartu se na marketingové použití automaticky nevztahuje.
Zákonné povinnosti a právní nároky
Účetní a daňové dokumenty uchováváme po dobu vyžadovanou příslušnými právními předpisy podle druhu dokumentu.
Údaje nezbytné pro právní nároky uchováváme po dobu příslušných promlčecích lhůt, případně do pravomocného ukončení souvisejícího řízení a vypořádání nároků. Delší uchování se týká pouze potřebných podkladů, nikoliv automaticky celé klientské dokumentace.
- Způsob vedení dokumentace a přístup
Klientské karty vedeme v listinné a elektronické podobě. Elektronická dokumentace a fotografie jsou ukládány na počítači používaném pro provoz salonu.
Přístup je určen pouze pověřeným osobám provozovatele a zaměstnancům, kteří údaje potřebují pro své pracovní úkoly, a pouze v nezbytném rozsahu. Tyto osoby musí dodržovat důvěrnost údajů.
Klientské karty a zdravotní údaje nejsou určeny ke zveřejňování na webu.
- Poskytovatelé služeb a další příjemci
V souvislosti s provozem webu a komunikací využíváme:
• Tilda – platformu pro provoz webových stránek;
• Google / Gmail – e-mailovou komunikaci;
• WhatsApp – komunikaci, pokud si tento způsob zvolíte.
Jednotlivým poskytovatelům jsou zpřístupňovány údaje související s využitím jejich služby, nikoliv automaticky celý obsah klientských karet.
Údaje mohou v nezbytném rozsahu obdržet také poskytovatelé účetních nebo právních služeb, pokud je jejich zapojení potřebné pro splnění zákonných povinností či řešení konkrétní záležitosti. Orgánům veřejné moci údaje poskytujeme, pokud to vyžaduje zákon.
Někteří poskytovatelé zpracovávají určité údaje také pro vlastní účely jako samostatní správci. Informace o jejich postupech jsou dostupné zde:
Tilda:
https://tilda.cc/privacy/
https://tilda.cc/dpa/
Google:
https://policies.google.com/privacy?hl=cs
WhatsApp:
https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea
Použití WhatsApp není podmínkou objednání. Můžete nás kontaktovat také telefonicky nebo e-mailem.
- Zpracování mimo Evropský hospodářský prostor
Při využívání uvedených služeb může docházet ke zpracování údajů mimo Evropský hospodářský prostor.
Tilda ve svých smluvních podmínkách uvádí předávání do Spojených arabských emirátů na základě standardních smluvních doložek Evropské komise a dále zpracování v EU a v USA prostřednictvím svých poskytovatelů.
Informace o relevantních zárukách a způsobu získání jejich kopie si můžete vyžádat na našem kontaktním e-mailu.
- Sjednávání návštěv prostřednictvím webu
Web v současnosti neobsahuje vlastní rezervační systém ani kontaktní formulář. Termíny sjednáváme telefonicky, e-mailem nebo prostřednictvím WhatsApp.
- Dobrovolnost a odvolání souhlasu
Poskytnutí údajů je obecně dobrovolné. Bez údajů nezbytných k objednání a poskytnutí služby však nemusíme být schopni objednávku vyřídit nebo smlouvu splnit. Údaje potřebné k vystavení zákonem požadovaných dokladů mohou být vyžadovány právními předpisy.
Souhlasy s dalšími účely jsou oddělené. Podpis potvrzující seznámení s těmito informacemi nepředstavuje automaticky souhlas s fotografováním, zveřejněním fotografií ani se zpracováním údajů o zdravotním stavu.
Souhlas můžete kdykoliv odvolat e-mailem, písemně nebo osobně v salonu. Odvolání neovlivňuje zákonnost zpracování před jeho odvoláním.
Pokud pro určité ošetření nemáme informace potřebné k bezpečnému posouzení jeho vhodnosti, individuálně posoudíme, zda lze zvolit jiný bezpečný postup. Nevyžadujeme souhlas s nesouvisejícím zpracováním jako podmínku poskytnutí služby.
- Vaše práva
Za podmínek stanovených GDPR máte právo:
• získat informace o zpracování a přístup ke svým osobním údajům;
• požadovat opravu nepřesných nebo doplnění neúplných údajů;
• požadovat výmaz nebo omezení zpracování;
• získat údaje v přenositelném formátu, pokud jsou splněny zákonné podmínky;
• vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu;
• odvolat souhlas se zpracováním;
• podat stížnost u dozorového úřadu.
Žádosti zasílejte na info.ipbeautylounge.cz@gmail.com. Je-li to nezbytné k ochraně vašich údajů, můžeme přiměřeným způsobem ověřit vaši totožnost.
Na žádost odpovíme bez zbytečného odkladu, zpravidla do jednoho měsíce od obdržení. Pokud zákon umožňuje lhůtu vzhledem ke složitosti nebo počtu žádostí prodloužit, informujeme vás v prvním měsíci o prodloužení a jeho důvodech.
Dozorovým úřadem je:
Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7
https://uoou.gov.cz
- Aktualizace těchto informací
Při změně způsobu zpracování tyto informace aktualizujeme. Před zavedením rezervačního systému nebo elektronické aplikace pro klientské karty doplníme informace o novém poskytovateli a souvisejícím zpracování. Pokud bude pro nový účel potřebný souhlas, vyžádáme si jej samostatně.
